وجد تقرير عالمي بعنوان «ترتيب الفوضى الرقمية في الشركات» عدداً من الصلات التي تربط بين قيام الفوضى الرقمية في العمل والعادات البشرية اليومية التي تقف وراءها.

تحدٍّ كبير
تشتمل الفوضى الرقمية على الملفات والمستندات والبيانات التي يتمّ إنشاؤها في العمل دون أن تكون للشركة رؤية كاملة لها أو تحكّم في طريقة تخزينها أو ضبط للوصول إليها. وبحسب التقرير يخزن 72% من الموظفين مستندات في العمل تحتوي على بيانات شخصية أو حساسة، إذا إنكشفت للغير فإنها قد تتسبّب للشركة بأضرار مالية أو تتعلق بالسمعة. وتعدّ معالجة الفوضى الرقمية تحدّياً يواجه الشركات، لكن أهم الخطوات اللازمة للتصدي له تتمثل في معرفة المسؤول عنه. ويرى الخبراء أنّ فرق تقنية المعلومات في الشركات، ينبغي أن تحدّد منح حقوق الوصول المناسبة إلى البريد الإلكتروني والملفات والمستندات للموظفين بطريقة لا تضع الشركة في مجال الخطر. وأكد التقرير أنّ المشكلة تكمن في وجود مجال للخطأ البشري، على رغم من أنّ فرق تقنية المعلومات قادرة على التحكم في منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الملفات والمجلدات أو منعهم. وبذلك يمكن للموظفين، سواء كان عن قصد أو من دونه، الوصول إلى بيانات حساسة وتجاوز مسؤولي تقنية المعلومات. وشدّد التقرير على أهمية تحمل مسؤولية الموظفين لأفعالهم التي قد تتسبّب في حدوث الفوضى الرقمية. ووجد التقرير أنّ في حياة الموظفين اليومية عادات قد ترتبط بإنشاء الفوضى الرقمية، كما أظهر أنّ غالبية الموظفين لديهم عادات متشابهة بين تنظيم منازلهم وسياراتهم وتنظيم حياتهم الرقمية، إذ قال 88% من المستطلعين إنهم يرتبون منازلهم قبل الذهاب في عطلة، وإنهم يفعلون الأمر نفسه في ملفات العمل.

حلول مساعدة
في ظل الإرتفاع الكبير في أحجام البيانات، نصح التقرير فرق المعلومات في الشركات أن يلاحظوا الفوضى الرقمية ومخاطر الأمن المحتملة، والسعي لجعل الموظفين أكثر قدرة على درء التهديدات الإلكترونية، من خلال توعيتهم بشأن أفضل الطرق لإدارة أصولهم الرقمية التي لا تضيف التعقيد إلى العمل بل تخفف منه. ويتم ذلك عبر تدريب الموظفين على المهارات العملية التي يحتاجونها في العمل اليومي، وتذكيرهم بإنتظام بأهمية إتباع قواعد الأمن الإلكتروني حتى لا تتلاشى مهاراتهم في هذا المجال، وإنتاج نسخ إحتياطية من البيانات الأساسية لضمان سلامة معلومات الشركة، مع الحرص على تحديث الأجهزة التقنية وتطبيقاتها بانتظام لتجنّب الثغرات الأمنية التي لم تخضع لعمليات إصلاح.